Privacyverklaring

Februari 2024

Versie 3.2

Inleiding

IkWerkindeZorg B.V. respecteert je privacy en alle persoonlijke gegevens worden door ons vertrouwelijk behandeld. De verwerking van persoonsgegevens gebeurt conform de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna “AVG”) en andere wet- en regelgeving daaraan stelt. In deze Privacyverklaring wordt uiteengezet hoe IkWerkindeZorg B.V. met dergelijke gegevens omgaat. 

Deze Privacyverklaring is gericht op alle activiteiten van IkWerkindeZorg B.V. met betrekking tot scholing, online community, ondersteuning en behandeling, Artificial Reporting en/of overige diensten bij IkWerkindeZorg B.V. of bij een van de labels (handelsnamen) zoals IMH Nederland en Cayo. IMH Nederland is op dit moment voor klanten het meest bekende label en daar worden de meeste diensten afgenomen. Daarom zullen wij de contactgegevens van IMH Nederland in deze privacyverklaring gebruiken.

Algemeen

IkWerkindeZorg B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

De Berken 2d
7491 HJ Delden
www.IkWerkindeZorg.nl / www.imhnederland.nl
085 – 1300 436
info@imhnederland.nl

Functionaris Gegevensbescherming

Zillah Holtkamp is de Functionaris Gegevensbescherming van IkWerkindeZorg B.V.. Zij is te bereiken via info@imhnederland.nl

Algemeen

Geautomatiseerde besluitvorming en softwaresystemen

IkWerkindeZorg B.V. neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Er worden dus geen besluiten genomen die middels computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van IkWerkindeZorg B.V. of een zorgprofessional) ter beoordeling bij betrokken is.

De door IkWerkindeZorg B.V. gehanteerde software systemen verschillen per afgenomen dienst. In de volgende hoofdstukken zullen de software systemen per afgenomen dienst vermeld worden.

Cookies of vergelijkbare technieken die wij gebruiken

Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van de website wordt meegestuurd en door jouw browser op de harde schijf van jouw computer wordt opgeslagen. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. 

Wij gebruiken voor onze online diensten technische, functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy. Je kunt deze cookies uitzetten via jouw browser. Zie deze toelichting door de Consumentenbond voor uitleg over verwijderen van cookies. Als bezoeker van de website IMH Nederland doorloop je een “wizard” die jouw cookies scant en een beleid genereert dat voldoet aan General Data Protection Regulation (AVG).

Via de verschillende websites van IkWerkindeZorg B.V. worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie, alsook het specifieke privacybeleid van Google Analytics.

Wil je meer weten over de technische aspecten van het Cookies gebruik, zie dan ons Cookiebeleid voor IMH Nederland. 

Jouw gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door IkWerkindeZorg B.V. 

Ook kan je een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van je persoonsgegevens, verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@imhnederland.nl. 

Om er vervolgens zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij je om je te identificeren. We reageren zo snel mogelijk op je verzoek, in ieder geval binnen vier weken en zullen met je persoonlijk afstemmen op welke wijze de identificatie plaatsvindt. Ikwerkindezorg B.V. wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de deze link. 

Delen van persoonsgegevens met derden

IkWerkindeZorg B.V. verkoopt jouw gegevens niet aan derden. 

Bedrijven met wie we samenwerken en gegevens delen:
Gegevens zullen uitsluitend verstrekt worden indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. We vinden het belangrijk om hier transparant over te communiceren. Daarom volgt een korte opsomming van de bedrijven waar we mee samenwerken of die een subverwerker van ons zijn. In de privacyverklaring wordt later per bedrijf of subverwerker uitgewerkt welke persoonsgegevens er verwerkt worden. 

Met betrekking tot het organiseren van webinars, videoplatform MinnultotVijf en congressen werken we nauw samen met Vakblad Vroeg. Gegevens voor deze diensten worden met hen gedeeld.

Voor de uitvoering van scholing, webinars, kick-off, regiocongressen, intervisie en ondersteuning/behandeling worden persoonsgegevens gedeeld met de docenten/sprekers, behandelaren en voorzitters die betrokken zijn bij de scholing of activiteit waar je aan deelneemt. Met betrekking tot scholing maken we gebruik van het leerplatform A New Spring. 

IkWerkindeZorg B.V. maakt daarnaast gebruik van klantmanagementsystemen Hubspot en Sendgrid. Opdrachtgevers die offertes aanvragen en/of een incompany traject afnemen, een adviesopdracht uitzetten, zich aanmelden voor de nieuwsbrief, een regionetwerk opstarten of op andere wijze een dienst afnemen bij IkWerkindeZorg B.V. worden opgenomen in dit klantmanagementsysteem.

Verwerkersovereenkomsten:
Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in het kader van de overeenkomst ten behoeve van onze dienstverlening, sluiten wij een (sub)verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. IkWerkindeZorg B.V. blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. 

Bewaartermijn van gegevens

IkWerkindeZorg B.V. bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld. Wij bewaren jouw persoonsgegevens (zie ‘persoonsgegevens die wij verwerken’) voor de duur van de overeenkomst en niet langer dan een jaar na beëindiging van deze overeenkomst of verwijderen deze op jouw verzoek eerder.

Voor een aantal diensten geldt een langere termijn wegens bijvoorbeeld wetgeving, dit zal in de volgende hoofdstukken per dienst aangegeven zijn indien dit van toepassing is voor die dienst.

Hoe we persoonsgegevens beveiligen

IkWerkindeZorg B.V. neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@imhnederland.nl.

Ten aanzien van de Nieuwsbrief

Persoonsgegevens die wij verwerken om de nieuwsbrief te kunnen versturen

IkWerkindeZorg B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens om je op de hoogte te kunnen houden van de laatste ontwikkelingen van IkWerkindeZorg B.V. of één van haar labels.
Deze persoonsgegevens worden door jezelf aan ons verstrekt middels een inschrijfformulier op de website en de diensten die je afneemt bij ons. 

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres

Doel en grondslag ten aanzien van verwerking persoonsgegevens

IkWerkindeZorg B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens voor de onderstaande doelen. Deze persoonsgegevens worden door jezelf aan ons verstrekt middels een inschrijfformulier op de website.

• Verzenden van nieuwsbrieven om jou op de hoogte te houden.
  

Bewaartermijnen

Jouw persoonlijke gegevens worden door ons bewaard, zolang je bent aangemeld voor de nieuwsbrief. Jij kan zelf eenvoudig uitschrijven voor de nieuwsbrief middels een uitschrijflink in de ontvangen nieuwsbrief. Jouw gegevens zullen dan maximaal 4 weken bewaard blijven. 

Geautomatiseerde besluitvorming en softwaresystemen

IkWerkindeZorg B.V. gebruikt voor de nieuwsbrief het volgende computerprogramma’s of -systeem waarin persoonlijke gegevens bewerkt (kunnen) worden:

• Mijnimhnederland Voor verzenden van gecontroleerde e-mailberichten
• Sendgrid Voor verzenden van gecontroleerde e-mailberichten

Ten aanzien van Lidmaatschap

Persoonsgegevens voor de verwerking van lidmaatschappen

IkWerkindeZorg B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten middels het lidmaatschap bij ons of een van onze labels. Onder lidmaatschappen vallen ook onze pakketten. 

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• IBAN Bankrekeningnummer
• Profielfoto van jezelf
• Logo van je organisatie
• Gegevens over jouw beroepsactiviteiten die bij aanmelding in je digitale portfolio verwerkt worden
  

Doel en grondslag ten aanzien van verwerking persoonsgegevens

IkWerkindeZorg B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens voor de onderstaande doelen.  Deze persoonsgegevens worden door jezelf aan ons verstrekt middels een aanmeldformulier op de website.

• Het afhandelen en zorgen voor de betaling van het lidmaatschap
• Het aanmaken van een account op ons (digitale) leerplatform
• Verzenden van uitnodigingen, nieuwsberichten en/of informatiefolders
• Het plaatsen van jouw naam en functie op de website
• Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  

Bewaartermijnen

Jouw persoonlijke gegevens ten aanzien van het lidmaatschap worden door ons bewaard, zolang je bent aangemeld voor een lidmaatschap. Jij kan zelf eenvoudig uitschrijven voor 7 jaar bewaard blijven, conform de fiscale bewaarplicht. 

Geautomatiseerde besluitvorming en softwaresystemen

IkWerkindeZorg B.V. gebruikt voor de lidmaatschappen de volgende computerprogramma’s of -systemen waarin persoonlijke gegevens bewerkt (kunnen) worden:

• Google Suite Voor aanvullende digitale communicatie
• Mijnimhnederland Voor toegang tot het platform
• WordPress – Woocommerce & Mollie Voor de betaling van de lidmaatschappen

Ten aanzien van Matching (vindbaarheid, ondersteuning & behandeling)

Ten aanzien van Matching (vindbaarheid, ondersteuning & behandeling)

Persoonsgegevens die wij verwerken voor het bedrijfsonderdeel matching

IkWerkindeZorg B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gematcht wilt worden aan hulpvragen of vindbaar wil zijn op onze website. 

Daarnaast verwerkt IkWerkindeZorg B.V. persoonsgegevens van ouders die zich aangemeld hebben voor ondersteuning, oudercommunities of behandeling.

Verwerking Persoonsgegevens door IkWerkindeZorg B.V.

IkWerkindeZorg B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten bemiddeling, matching of online vindbaarheid, ondersteuning en behandeling, waarbij je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken. Afhankelijk van de dienst waarvoor jij je aanmeldt bij ons, zullen er meer of minder gegevens worden gevraagd. 

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• IP-adres
• Bankrekening gegevens
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door het portfolio op ons online platform aan te maken, je diploma’s en certificaten die je upload en in correspondentie en telefonisch
• Locatiegegevens
• Gegevens over jouw activiteiten op ons online platform
• Internetbrowser en apparaat type
  

Grondslagen voor verwerking

De gegevens worden door jou zelf aangeleverd via het digitaal portfolio (zorgprofessionals) van IkWerkindeZorg B.V. of via (beveiligde) e-mailcorrespondentie of (ouders). IkWerkindeZorg B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het afhandelen van de betaling voor de aangemelde dienst van matching
• Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening van het matchen van zorg uit te kunnen voeren.
• Het aanmaken van een account op ons (digitale) leerplatform
• Het eventueel afhandelen van vergoeding bij zorgverzekeraar of gemeente
  

Geautomatiseerde besluitvorming en softwaresystemen

IkWerkindeZorg B.V. gebruikt voor de matching de volgende computerprogramma’s of -systemen waarin persoonlijke gegevens bewerkt (kunnen) worden:

• Google Suite Voor aanvullende digitale communicatie
• Jouwomgeving Voor een beveiligde behandelomgeving en omgeving
  voor oudercommunities
• Mijnimhnederland Voor toegang tot het platform
• Sendgrid Voor verzenden van gecontroleerde e-mailberichten zoals account-activaties, wachtwoord resets of
  nieuwsberichten
• Vimeo Voor tonen van informatie video’s om de
  oudercommunities, ondersteuning en behandeling te
  faciliteren
• WordPress – Woocommerce & Mollie Voor de betaling van vindbaarheid, ondersteuning &
  behandeling
• Youtube Voor tonen van informatie video’s om de
  oudercommunities, ondersteuning en behandeling te
  faciliteren
• Zoom Voor volgen van onlinegroepsbijeenkomsten en
  webinars
  

Bewaartermijnen

Wij hanteren ten aanzien van de matching de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

• Personalia, adres, e-mail, telefoonnummer en bankrekeninggegevens;
  Worden 7 jaar bewaard i.v.m. het gebruik voor facturen. De belastingwet vereist hiervoor deze bewaartermijn.
• Overige gegevens;
  Worden 5 jaar na de laatste factuurdatum verwijderd, omdat verzekeraars of andere opdrachtgevers nog in die periode van 5 jaar verantwoording over geleverde zorg kunnen uitvragen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen 

Naast de algemene richtlijnen, kan je als ingeschreven zorgverlener bij IkWerkindeZorg B.V. jouw eigen gegevens zoals deze bekend zijn bij IkWerkindeZorg B.V. zelf inzien via jouw account op ons online platform.

Met betrekking tot persoonsgegevens van de persoon die in zorg komt, gelden andere regels en afspraken. Hiervoor gelden namelijk strenger eisen, gezien de behandelrelatie. Met betrekking tot alles rondom behandeling in het kader van een behandelrelatie tussen zorgvrager en hulpverlener worden richtlijnen, kaders en voorwaarden beschreven in de Algemene Voorwaarden Behandeling. Te vinden via Algemene voorwaarden – IMH Nederland

Ten aanzien van Leren

Persoonsgegevens die wij verwerken voor het volgen van een betaalde scholing of een gratis bijeenkomst

IkWerkindeZorg B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten middels het volgen van een scholing bij ons of een van onze labels. Deze persoonsgegevens worden door jezelf of de organisatie waar je werkzaam voor bent, aan ons verstrekt via een aanmeldformulier op de website.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken. Afhankelijk van jouw keuze voor de dienst, kan dit gaan om zakelijke gegevens of gegevens van je privésituatie. En afhankelijk van de manier waarop jij je aanmeldt bij ons (individueel of via je organisatie), zullen er meer of minder gegevens worden gevraagd. 

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Factuurgegevens
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door het portfolio op ons online platform aan te maken, in correspondentie en telefonisch
• Gegevens over jouw activiteiten op ons online platform
• Internetbrowser en apparaat type

Doel en grondslag ten aanzien van verwerking persoonsgegevens

IkWerkindeZorg B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens voor de onderstaande doelen:

• Het afhandelen van de betaling voor de aangemelde scholing of bestelde e-learningmodule
• Het aanmaken van een account op ons (digitale) leerplatform
• Verzenden van uitnodigingen, nieuwsberichten
• Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren

Geautomatiseerde besluitvorming en softwaresystemen

IkWerkindeZorg B.V. gebruikt voor de scholing de volgende computerprogramma’s of -systemen waarin persoonlijke gegevens bewerkt (kunnen) worden:

• A New Spring; mijnimhnederland Voor volgen van (e-learning) scholingsmodules
• Office 365 Voor aanvullende digitale communicatie
• Hubspot Voor het aanmelden van gratis bijeenkomsten
• Mijnimhnederland Voor centrale toegang tot alle diensten
• Sendgrid Voor verzenden van gecontroleerde e-mailberichten zoals account-activaties of wachtwoord resets 
• Vimeo Voor tonen van informatie video’s en het verspreiden van opgenomen webinars.
• WordPress – Woocommerce & Mollie Voor de betaling van dienst m.b.t. leren
• Youtube Voor tonen van informatie video’s en het verspreiden van opgenomen webinars.
• Zoom Voor volgen van webinars, gratis bijeenkomsten,
  online Intervisie of supervisie bijeenkomsten.

Ten aanzien van CAI (artificial reporting)

Persoonsgegevens die wij verwerken voor het gebruik van CAI

IkWerkindeZorg B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze dienst  Artificial Reporting (CAI). Deze persoonsgegevens worden door jezelf aan ons verstrekt via een aanmeldformulier op de website. Ook kan het zijn dat de organisatie waar je werkzaam bent een account voor je heeft aanmaakt. 

Om CAI (artificial reporting) goed te laten functioneren maken we gebruik van de database van OpenAI. We hebben geen invloed op welke informatie OpenAI gebruikt. We adviseren gebruikers in de gebruikershandleiding en bij de formulieren van CAI om geen persoonsgegevens in te voeren in CAI. Dit omdat OpenAI geen privacy kan garanderen. Zie het privacybeleid van OpenAI voor meer informatie.  

Wanneer CAI gebruikt wordt door organisaties, vinden we het belangrijk dat organisaties zelf beleid maken op het gebruik van CAI door hun medewerkers. Zodat de gebruikers van de organisatie geen persoons – en privacygevoelige informatie in CAI zetten.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken met betrekking tot de dienst CAI. Afhankelijk van jouw keuze, kan dit gaan om zakelijke gegevens of gegevens van je privésituatie. En afhankelijk van de manier waarop jij je aanmeldt bij ons (individueel of via je organisatie), zullen er meer of minder gegevens worden gevraagd. 

• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Factuurgegevens
• Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt bijvoorbeeld door het portfolio op ons online platform aan te maken, in correspondentie en telefonisch
• Gegevens over jouw activiteiten op ons online platform
• Internetbrowser en apparaat type

Doel en grondslag ten aanzien van verwerking persoonsgegevens

IkWerkindeZorg B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens voor de onderstaande doelen:

• Het afhandelen van de betaling voor het gebruik van CAI
• Het aanmaken van een account op mijnimhnederland
• Verzenden van uitnodigingen, nieuwsberichten
• Je te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren

Geautomatiseerde besluitvorming en softwaresystemen

IkWerkindeZorg B.V. gebruikt voor CAI de volgende computerprogramma’s of -systemen waarin persoonlijke gegevens bewerkt (kunnen) worden:

• Office 365 Voor aanvullende digitale communicatie
• Mijnimhnederland Voor centrale toegang tot alle diensten

• Sendgrid Voor verzenden van gecontroleerde e-mailberichten zoals accountactivaties of wachtwoord resets
• WordPress – Woocommerce & Mollie Voor de betaling van het gebruik van CAI
• Youtube Voor tonen van informatie over het gebruik van CAI
• Zoom Voor eventuele informatiebijeenkomsten